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SALA C
Nota Fiscal Eletrônica muda o paradigma da RR Donnelley
A obrigatoriedade de adaptação das empresas ao Projeto Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), instituído pelo Governo Federal, colocou a subsidiária brasileira da RR Donnelley Moore, maior gráfica do mundo, num impasse. Desistir de um segmento que representa cerca de 25% de sua receita no País, onde está desde 1995, ou arregaçar as mangas e buscar alternativas para evitar a perda de um segmento importante como a impressão de notas fiscais. De olho na rentabilidade, a companhia norte-americana – fundada em Chicago, em 1864, e que fatura cerca de US$ 13 bilhões globalmente – fechou uma parceria com a Totvs, líder brasileira em desenvolvimento de software de gestão empresarial, e juntas desenvolveram uma solução via web que interliga o sistema da Receita Federal aos sistemas de gerenciamento das companhias.
“Sabíamos que era um grande equívoco imaginar que a nota eletrônica eliminaria o papel, até porque as mercadorias precisam circular com um documento”, explica o diretor comercial da RR Donnelley Moore, Amilton Garrau (foto). Além disso, a companhia percebeu que, para empresas grandes, cujo volume de notas fiscais gerados todos os dias é muito alto, era praticamente impossível utilizar o sistema da Receita para a nota e depois ter de digitar tudo de novo nos sistemas internos para a contabilidade. “O sistema da Receita é muito simples, mas não é integrado ao sistema de gestão, que controla estoque e faz a contabilidade. Na verdade, ele é apenas uma ferramenta mais eficiente de fiscalização para o governo“, explica o executivo.
O Moore Advantage nasceu exatamente para fazer essa interface entre as duas realidades, pois faz a comunicação do sistema do fisco, incluindo cálculo de impostos, e o da empresa. Além disso, já é homologado pela Receita Federal. Assim, a Donnelley dá um grande passo para manter a parceria com os clientes, pois, mais do que um mercado, imprimir notas era uma forma de relacionamento constante com o cliente, que também utilizava outros serviços gráficos da empresa. | Essa mudança implicou na revisão completa dos processos de vendas, levando a um intenso treinamento para toda a força de venda, formada por 400 pessoas, num investimento total de R$ 1 milhão. O desafio maior era conhecer a nova ferramenta para oferecer um serviço no mundo digital. Os treinamentos inicialmente foram presenciais, mas depois foram completados com ações on line, o que incluiu uma ajuda extra do pessoal da Totvs. “Com isso, mais do que vender, nossa equipe prestará uma consultoria, o que é muito diferente do que fazia antes“, explica Garrau.
A vantagem da Donnelley, de acordo com o executivo, é que a empresa sempre foi uma referência no mundo fiscal, detendo cerca de 35% do mercado. Mesmo sabendo da mudança, houve até uma relutância interna. Mas, quando percebeu que seria inevitável, o grupo buscou um parceiro que lhe complementasse, oferecendo um software sob medida para médias e pequenas empresas, cujo investimento fosse baixíssimo, uma vez que não depende de hardware nem de estruturas muito complexas. “O cliente só precisa acessar o sistema via web e se ele tiver softtware de gestão o produto se integra, mas não é necessário”, acrescenta. O pagamento é feito por uso, somando-se no final do mês o número de notas emitidas.
No total, já foram investidos cerca de R$ 3 milhões no projeto total da nota fiscal eletrônica e o objetivo é atender pelo menos 50 mil clientes em dois anos. Deste total, a Donnelley estima que 30 mil deles devam ser formados por clientes atuais que migrarão para o novo sistema e outros 20 mil em novos clientes conquistados.
Segundo Garrau, há muitos anos o mundo digital vem interferindo no mundo gráfico. “Hoje já temos livros sendo impresso um a um, conforme a demanda”, explica. Mas isso também é benéfico, afirma ele, porque tirou coisas do mundo gráfico que ele não conseguia resolver, como impressões menores. Porém, o uso de papel não diminuiu por causa disso. “Pelo contrário. O que era impresso nas gráficas hoje é impresso nas casas das pessoas”, diz. E, apesar |
 disso, a Donnelley consumiu, em 2008, mais papel que em todo o tempo de Brasil, de acordo com o executivo.
“Claro que haverá um impacto em 2009 com a aceleração da nota eletrônica, mas será trabalhado com venda do novo serviço, único no mundo, e que servirá de benchmarking para outras subsidiárias”, explica Garrau.
Com cinco fábricas no Brasil, a Donnelley trouxe para o País sua longa trajetória nos EUA, onde expandiu os negócios no setor gráfico, imprimindo, já em 1928, cerca de 200 mil exemplares da revista Time, conquistando o mercado editorial de elevadas tiragens. Quase dez anos depois, a gráfica rodou a primeira edição da revista Life, com 446 mil exemplares. Nas décadas de 50, 60 e 70 a RR Donnelley se expandiu de forma vigorosa por todo os Estados Unidos. A partir da década de 80, a RR Donnelley inicia atuação global. No Brasil desde 1995, a RR Donnelley já oferece cobertura nacional, por meio de seis unidades estrategicamente localizadas - duas em São Paulo (Barueri e Osasco), uma em Minas Gerais (Santa Rita do Sapucaí), uma no Rio Grande do Sul (Gravataí), uma em Santa Catarina (Blumenau) e uma nova unidade em Recife (Paulista).
Possui ainda unidades de Pré-media e escritórios comerciais em todo o País. Com um quadro de 1.600 funcionários e carteira de mais de 60 mil clientes, atua nos segmentos de livros, revistas, catálogos, listas telefônicas, formulários, etiquetas, documentos fiscais e de segurança, materiais promocionais, impressão de dados variáveis, malas-diretas, captura de dados e gerenciamento de formulários.
O Moore Advantage permitirá aos usuários, além de adequar à NF-e, gerar | um arquivo eletrônico com as informações fiscais da operação comercial, assinado digitalmente, e que é enviado pela internet para a Secretaria de Fazenda do Estado (Sefaz). A NF-e, então, é impressa através do DANFE -Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, disponível nos formatos retrato e paisagem para impressão em máquinas laser ou matricial, de acordo com a escolha do cliente. Entre os diferenciais estão a atualização constante, via Datacenter, do software, dispensando o envio de versões com atualização para o usuário, bem como serviço de help desk disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Wilson de Godoy, da TOTVS, destaca a importância da união das empresas em oferecer ao mercado, além da tradição das marcas, uma vasta capilaridade, capaz de atender clientes do norte ao sul do país.
A Nota Fiscal Eletrônica tem validade em todos os Estados da Federação e a adaptação das empresas à nova regra vem sendo feita por etapas, conforme determinado e anunciado pelo governo. Em dezembro de 2008, a NF-e passou a ser obrigatória para fabricantes de automóveis, cimento, frigoríficos e atacadistas, fabricantes de bebidas alcoólicas e refrigerantes e de ferro-gusa, entre outros. E a partir de abril de 2009, será obrigatória para empresas que atuam nas áreas de bebidas, tintas, derivados de petróleo, autopeças, álcool, alumínio e fumo, entre outros. Empresas fabricantes de cigarros; produtores, formuladores e importadores de combustíveis líquidos, distribuidores de combustíveis líquidos, transportadores e revendedores retalhistas também já se adequaram e utilizam a NF-e. Os prazos para adaptação de outros setores ainda serão anunciados pelo governo. |
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