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NA PRÁTICA
Gestão de documentos, uma venda muito particular
Todos os dias milhares de contratos são assinados em todo o País. Diversos documentos precisam ser anexados aos contratos e tudo isso precisa ser devidamente guardado e arquivado sob as regras rigorosas de sigilo e garantias de dados. Seja de bancos ou de cartórios - a procedência não importa. A Metrofile gerencia mais de 18 milhões de caixas em seus armazéns, com cerca de 2,5 milhões de pastas suspensas que são consultadas diariamente.
Há 23 anos no mercado, a empresa especializou-se num serviço terceirizado de Gestão de Documentos. Com 1,8 mil clientes dos mais diversos setores, entre seguradoras, operadoras de telecomunicações, bancos e hospitais, a empresa mantém em segurança um grande volume de documentos e processos, que são digitalizados, com garantias de backups, e que podem ser consultados pelos clientes. “Onde há documento, nós entramos oferecendo terceirização da organização“, explica o CEO da Metrofile, Geraldo Lúcio Marques (foto). | Mas até pela particularidade do serviço que oferece, a Metrofile precisou investir no treinamento de sua equipe de vendas. “Decidimos nos reposicionar para oferecer soluções mais completas aos nossos clientes, incluindo a Gestão Eletrônica de Dados (GED), com isso a venda também passou a ser mais consultiva“, afirma Marques.
Assim, os executivos de contas tiveram de ser preparados para oferecer serviços que atendessem melhor às necessidades dos clientes, fazendo uma consultoria previa do que ele precisava. “Reorganizamos nossa força de vendas em todo o Brasil e estamos treinando todo mundo para que possam detectar melhor as oportunidades dentro dos clientes”, explica o CEO.
Ao todo, a Metrofile tem 25 vendedores, que em janeiro encerrarão a segunda fase de treinamentos. Estão incluídos módulos que prevêem processos de vendas, melhores práticas e motivação. “Mas boa parte de nosso foco estão em processos, melhores práticas e metas, porque a parte de motivação está |
 mais ligada a incentivos”, diz Marques.
A força de vendas da companhia está sendo especializada também em algumas indústrias verticais, como bancos, seguradoras, operadoras de telefonia, entre outros, a fim de entender melhor o negócio do cliente. Trata-se de uma mudança profunda, segundo o executivo, visando dobrar o tamanho da empresa em dois anos. “Apostamos nisso, porque nosso serviço ajuda o cliente a reduzir custo, ponto essencial em tempos de crise”, acrescenta, sem citar os números.
A empresa também está investindo no conceito de cartório virtual. Em vez de o cliente enviar um motoboy para buscar um documento | no banco e depois levá-lo a um cartório, por exemplo, a proposta da Metrofile é que isso seja feito on-line. “Todos os documentos recebem uma chave de segurança, baseada na certificação e na assinatura digitais”, diz Marques. Com isso, os arquivos trafegam pela rede criptografados. "Substituímos a caneta e o carimbo pelo documento digital", afirma o executivo. Com os processos automatizados, a vantagem para as empresas usuárias é concentrar o pessoal em seu negócio principal, em vez de alocá-lo em outras atividades. “No varejo, por exemplo, se vê muitos funcionários cuidando do crediário. É um batalhão de gente que fica fora da atividade central da loja.” |
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